现代业务系统拥有大量数据，因此，当过渡到新系统时，重要的决定包括可以，应该转移多少数据以及应该如何进行。

在将数据加载到新系统时，公司本质上有两种选择。手动输入或电子转帐。两者都有优点和缺点。

手动输入

手动数据传输的优点

没有人愿意花费数小时，数天或数周的时间来手动输入过时产品的数据，多年未订购的客户以及甚至可能已经倒闭的供应商，因此这样做的想法很容易诱使清除数据和不只是无意识地将其复制到新系统。一个显着的优点是，可以将为该任务开发的过程和过程保留在适当的位置，以帮助确保清理后的数据保持干净。另一个考虑因素是，由于新系统带来了新的可能性，因此无论如何通常都需要增加许多旧数据，这通常意味着要填充新的字段。

对于某些公司而言，输入未完成的销售订单和采购订单可能是一项主要任务。但是，好消息是，仅需要考虑上线后要交付的订单，并且如果有必要在过渡期间将订单输入到旧系统（例如，使信用检查和MRP能够继续工作） ，这些数据通常只能在摘要级别输入。

最后; 让员工在上线之前输入订单的一个好处是，这样做是一种很好的做法，可以使他们在实际的ERP上线之前就可以快速上手；当他们在新系统中执行的压力最大时。

手动数据传输的缺点

员工不可避免地会在输入大量数据时出错。因此必须重新检查所有重新键入的数据，并且需要格外小心，以确保在过渡期间，遗留系统中的数据更改（例如新客户和物料清单的更改）反映在两个系统中。

一些公司试图通过聘请临时人员来解决该问题，但这可能会带来问题，因为此类员工将输入他们不完全了解的数据，因此，再次仔细检查其所有工作; 甚至在个人记录级别。

另一个问题是任务的大小可能使得它需要在上线之前数周甚至数月才能启动。但是，在此期间，在最坏的情况下，即使在最终的系统测试中，可能也会发现对计划的系统配置进行更改是必要的或有利的，并且其中一些更改可能意味着需要在重新格式化数据之后重新格式化痛苦而昂贵的键。

电子转帐

电子转账的优势

在上一节的基础上，以电子方式传输数据的一个很大的优势是，对一线员工的需求很少，他们只需要检查一些记录以确保传输的数据正确且完整。IT人员可能仍然需要编写传输脚本，但是，当传输大量数据时，这通常是合理的。并且由于只需要详细检查过程，而无需单独检查记录，因此可以预期数据准确性会很好。可以通过比较两个系统中的记录计数（例如，客户主文件中的客户数量）或运行报告（例如，股票估价报告）来验证数据传输的完整性。

此外，可以对传输进行测试和重新测试，直到达到完美为止，并且可以将实际的实时数据传输保留到最后一分钟，以确保在旧系统中完全复制数据；这样一来，系统就可以更新到最后一分钟，而不必担心在数据加载期间使两个系统保持同步。

最后，当从例如电子表格上传数据时，很容易使用批量更新引入新的数据字段或设置默认值。

电子转帐的缺点

以电子方式传输数据的最大缺点（假设成本与价值成比例）是，以电子方式传输数据通常是只有IT部门才能执行的任务，因为它需要专业技能。因此，将数据干净地移到新系统中的任务被视为IT的职责。但是有些人会将其解释为IT负责清洁数据。如果旧系统中的数据不准确，则传输该数据的过程将无法清除它，并且通常期望IT人员知道哪些数据是正确和完整的，哪些不是正确的也是不现实的。

那么，您应该选择哪个呢？

当必须传输非常大的文件，而几乎不需要或不需要对数据进行扩充或重新格式化时，则非常有必要通过电子方式移动数据。但是，当数据量很少时，或者在将数据输入新系统之前必须对数据进行大量操作时，编写定制的传输例程几乎没有好处，或者没有好处。尤其是因为系统和旧系统的供应商都需要专业知识，他们将了解其数据结构，因此可能不希望在帮助客户转移方面过分帮助。

与ERP中的正常情况一样，这两个极端之间存在明显的灰色区域。因此必须根据具体情况进行选择。主要因素将是从旧系统中提取数据的难易程度，以及新程序中是否提供标准例程来促进批量数据上传。公司可能会发现两种方法（手动和电子）的组合是最好的。因此，如果他们有成千上万的客户，但只有几十种产品，则以电子方式移动前者，然后重新键入后者可能是最好的方法。

无论他们决定做什么，他们都应该意识到事先进行数据清理绝对必要，并且开始清理永远不会太早。在一个好的新系统中处理坏数据将不会产生他们应该寻找和要求的结果。